Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte

Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Informationsschreiben

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre daraus entstehenden Rechte geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den jeweils beantragten bzw. vereinbarten Dienstleistungen und ob Sie Mieter oder Angestellter, Dienstleister oder in sonstiger Beziehung mit einem Mieter stehen. Daher werden ggf. nicht alle hier enthaltenen Aussagen auf Sie zutreffen.

Darüber hinaus kann diese Datenschutzinformation von Zeit zu Zeit aktualisiert werden.

Derzeit gilt die Version vom Mai 2026.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:

Art der erhobenen personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen oder dem Mieter erhalten. Hierunter fallen, z.B.:

• Unternehmensname mit Rechtsform und Anschrift
• Titel und Name
• Telefonnummern
• Faxnummern
• E-Mail-Adressen
• Tätigkeitsbereich bzw. Position
• Informationen zu Ihrer Anfrage, inkl. Metadaten
• Bankdaten
• Daten im Rahmen von Bonitätsprüfungen

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken und auf folgender Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten, Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO

Die Verarbeitung ist für die Erfüllung oder Durchführung eines Vertrags mit Ihnen oder dem relevanten Mieter erforderlich.

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben, Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO

Wir unterliegen verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen, die eine Datenverarbeitung nach sich ziehen. Hierzu zählen z.B.:

• Steuergesetze sowie die gesetzliche Buchführung
• die Erfüllung von Anfragen und Anforderungen von Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörden
• die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten

Darüber hinaus kann die Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen oder gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.

Im Rahmen der Interessenabwägung, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele für solche Fälle sind:

• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
• Speicherung weiterer Ansprechpartner zur Kommunikation
• Video-Aufzeichnungen

Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb unseres Hauses

• Mitarbeiter für den Kontakt mit Ihnen und die vertragliche Zusammenarbeit, inklusive der Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen.

Dazu gehören Ihre personenbezogenen Daten, die in Service-Tickets gespeichert werden können, die über die Störungshotline eingereicht werden.

Im Rahmen von Auftragsverarbeitungen

Ihre Daten werden nur an Dienstleister, sogenannte Auftragsverarbeiter, weitergegeben, wenn es für die Erfüllung unserer vertraglichen Aufgaben notwendig ist. Empfänger personenbezogener Daten können z.B. sein:

• Unterstützung bzw. Wartung von EDV oder IT-Anwendungen
• Dienstleister im Rahmen der technischen Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Mietverhältnissen
• Buchhaltung
• Datenvernichtung
• Handwerker, Caterer und sonstige für die Durchführung des Mietverhältnisses erforderliche Dritte

Sämtliche Dienstleister sind vertraglich gebunden und insbesondere dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln.

Sonstige Dritte

Eine Weitergabe von Daten an Empfänger außerhalb unseres Hauses erfolgt nur unter Beachtung der anzuwendenden Vorschriften zum Datenschutz. Empfänger personenbezogener Daten können z.B. sein:

• Öffentliche Stellen und Institutionen, z.B. Finanz- oder Strafverfolgungsbehörden, bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
• Kredit- und Finanzdienstleister zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs
• Steuerberater oder Wirtschafts-, Lohnsteuer- und Betriebsprüfer aufgrund gesetzlicher Prüfungsaufträge
• Handwerker, Dienstleister, Sachverständige, Gebäude- und Haftpflichtversicherer der Vermieterin

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Ihre Daten werden nur innerhalb der Europäischen Union und Staaten innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht.

Ausnahmen ergeben sich,

• soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen sind, z.B. nach Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre;
• zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten Ausnahmen. Sofern Sie Ihre Einwilligung gegeben haben, bewahren wir Ihre Daten bis zum Widerruf auf.

Welche Datenschutzrechte habe ich?

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
• Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
• Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
• Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO.

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten ggf. Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen des Vertragsverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder diesen auszuführen.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Empfänger des Widerspruchs

Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und ggf. Ihres Mieters erfolgen und sollte gerichtet werden an: Datenschutz@panavia.de